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如何利用word制作我们自己的索引

天津师范大学历史与文化学院 李友东


  在外文书籍当中,大家经常看到附录当中的索引,它把书刊中的主要概念或各种题名摘录下来,标明出处、页码,并且按一定次序(一般为音序)分条排列。这给读者提供了极大的方便,就笔者的一点经验而言,如果想要“投机取巧”在某本书中有针对性地只查阅部分内容的话,我们可以或是先看目录选择章节,或是查阅索引按图索骥,一般来说,后者的针对性更强一些。但是遗憾的是,目前在中文图书当中,除了极少的作者之外,大部分书籍都没有提供索引来查询,这种情况的出现与我们作者在写作时不知道利用word本身提供的索引功能很有关系。下面我以我的一篇笔记为例来约略介绍一下。

一、选择索引项

  在word当中,索引的编制很简单,首先用鼠标选中作为索引词的部分,然后依次点击“插入”—“引用”—“索引和目录”(见下图)

                 单击“标记索引项”按钮,打开“标记索引项”对话框,可以看到“主索引项”框内自动显示了索引标记内容,这里为“夷”,然后单击“标记”按钮,可以完成对第一个关键词“夷”的标记。如果你要把本书中所有的出现“夷”的地方索引出来,可在出现第二个对话框后,执行“标记全部”,这样全书中凡出现“夷”的页面都会被标记出来。


  在word当中,标记索引比较方便的一点是,“标记索引项”对话框在完成第一个索引词的标记后并未关闭,所以我们可以接着选中第二个关键词“洪水”,然后单击“标记索引项”对话框,再次单击“标记”按钮,即可完成第二个关键词“洪水”的标记。每个完成标记索引任务的索引词后面将会出现一个特殊标志,以第二个索引词“洪水”为例,在它后面就出现“{XE "洪水"}”的标志。

二,如何制作索引目录

  当做完上面的索引标记之后, 就可以提取所标记的索引了,在文章的最后,依次点击“插入”—“索引和目录”,索引的格式可自行选择,排序方式有“笔划”和“拼音”两种,默认项是“笔划”。如果当时选择的是“标记全部”,则索引会标记出索引词所在的页码。如果同一页中出现多次索引词,则只会标记一次。

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[经济-社会史评论网首发] 2005年3月21日

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